Receipts Handbuch

Bibliothek

Eine Receipts-Bibliothek endet auf den Namen .receipts und enthält alle Daten und Dateien. Es handelt sich um ein sogenanntes Package, das über den Finder bei Bedarf eingesehen werden kann.

Beim ersten Start muss eine Bibliothek angelegt werden. Im folgenden wird Receipts immer die zuletzt verwendete Bibliothek öffnen, allerdings nur jeweils eine Instanz.

Über das Hauptmenü können weitere Bibliotheken erstellt oder geöffnet werden. Auf diese Weise ist auch die Verwaltung mehrerer Mandaten oder geschlossener Bereiche möglich.

Bibliotheken können auch direkt im Finder z.B. durch Doppelklick geöffnet werden.

Eine Synchronisation ist noch nicht vorhanden, d.h. der gleichzeitige Zugriff von mehreren Rechnern auf die selbe Bibliothek ist zu vermeiden. Auch ist Vorsicht geboten, wenn die Bibliotheken ausserhalb des lokalen Speichermediums (Festplatte, SSD) verwendet wird, z.B. via Dropbox oder Netzwerklaufwerken.

Eine Erstellung von Backups z.B. durch TimeMachine ist ohne Probleme möglich und wird empfohlen.

Einstellungen

Die Einstellungen beziehen sich überwiegend auf die aktuelle Bibliothek und werden mit ihr abgespeichert.

Allgemein

Währungen

Die Standard-Währung hat Einfluss auf die Erkennung der Beträge. Sie wird auch als Ausgangspunkt der Umrechnung von anderen Währungen genutzt.

Steuersätze

Die Steuersätze, dabei handelt es sich in der Regel um Umsatzsteuer- oder Mehrwertsteuersätze, können durch Leerzeichen getrennt angegeben werden, falls die Standardwerte nicht korrekt sind. Beispiel: 7 19

Im Benutzerinterface werden diese Steuersätze ebenfalls zur Eingabe angezeigt, sie Eingabe. Ebenso beim Export und den Berichten als Spalten angeboten.

Auch bei der Analyse spielen sie eine entscheidende Rolle, um qualitativ hochwertige Treffer zu erreichen.

Relevantes Datum

Als Standard wird das Belegdatum in Listen und Filtern angezeigt und verwendet. Allerdings ist die Praxis bei vielen Unternehmen so, dass das Datum der Zahlung relevant ist. Diese Unterscheidung spiegelt sich in den sog. Ist- und Soll-Besteuerungen wieder.

Datumserkennung

Überwiegend in den USA wird bei der Darstellung des Datums der Monat vor den Tag gesetzt, was z.B. bei 03/04/2018 zu Verwirrungen führen kann. Ist nun März oder April gemeint? Aus diesem Grunde gibt es diese Einstellungsmöglichkeit, die in den USA automatisch auf den letzteren Wert gesetzt wird.

Beobachtete Ordner #todo

Um den regelmäßigen Import von Dokumenten zu vereinfachen, können Dateiordner beobachtet werden. Sobald eine neue Datei in diesem Ordner oder einem der Unterordner auftaucht, wird diese importiert, sofern es sich nicht um ein Duplikat handelt.

Während Receipts läuft, findet der Import unmittelbar statt, ansonsten beim nächsten Start der Applikation.

Registrierung von Ordnern

Ordner zur Beobachtung zu registrieren ist über folgende Schritte möglich:

  • Einen Dateiordner auf das Fenster oder Dock Icon von Receipts ziehen. Es erscheint ein Dialog, über den das Beobachten aktiviert werden kann.
  • In den Einstellungen (Hauptmenü 'Receipts > Einstellungen' oder 'CMD + ,') können zu beobachtende Ordner verwaltet werden
Automatisches Löschen

Dateien aus beobachteten Ordnern können auch direkt nach dem Import gelöscht werden. Diese Option ist nur in den Einstellungen möglich. Dazu muss der zu beobachtende Ordner anfänglich leer sein, damit diese Option verfügbar wird. Diese Beschränkung ist notwendig, damit nicht unbeabsichtigt ein ganzer Ordner beim Import gelöscht wird.

Die erfolgreich importierten Dateien werden in den Papierkorb bewegt. Sollte kein Papierkorb vorhanden sein, wie z. B. auf einem Netzlaufwerk, werden die Dateien in den verborgenen Ordner '.ReceiptsTrash' im selben Verzeichnis bewegt.

Anwendungen

Die Möglichkeiten sind vielfältig und erlauben angenehme Workflows, z. B. wenn Ordner wie in iCloud oder Dropbox beobachtet werden. Ein gutes Beispiel ist die direkte Verarbeitung von Belegen über das Handy.

Eigenschaften

xxx

Erinnerungen

xxx

Onlinebanking

xxx Online Banking

Aktualisierungen

xxx

Dokumente

Intern werden alle Dokumente als durchsuchbare PDF Dateien abgelegt. Wenn immer möglich wird auch die Originaldatei oder der Verweis der Ursprungsdatei kopiert.

Analyse

xxx

  • Datum
  • Beträge
  • IBAN

xxx

Darstellung?

xxx

Import

  • Scanner
  • Drag and Drop
  • Share
  • Mail

Dateiformate

  • PDF: PDF
  • Bilder:JPG, PNG, TIFF
  • Scanner: xxx
  • E-Mails: EML, EMLX
  • Webseiten: HTML

Dateiattribute

Beim Import werden neben dem Dateinamen als Titel auch die Schlagwörter / Tags und Kommentare (als Notiz) der Dateien und der übergeordneten Ordner übernommen. Auf diese Weise lassen sich bequem automatisiert einige Attribute schon auf Dateiebene festlegen.

Texterkennung (OCR)

Receipts kann selbstverständlich auch Text aus Scans erkennen und verarbeiten. Dabei wird aus der Bilddatei automatisch ein durchsuchbares PDF erstellt, das dann in der Bibliothek abgelegt wird.

Um optimale Ergenisse zu erreichen, empfiehlt es sich mit mindestens 300 DPI zu scannen. Ansonsten gilt die Devise, je höher die Auflösung, desto besser für die Texterkennung.

Mails

E-Mails lassen sich leicht durch Drag-and-drop aus dem Mailprogramm (z.B. Apple Mail, MailMate, AirMail, etc.) auf das Receipts Fenster oder Dock Icon importieren. Dabei werden diese sowohl im Original als auch in Form einer PDF Datei abgelegt und analysiert. Sollte die E-Mail allerdings bereits einen PDF-Anhang enthalten, so wird dieser importiert.

Bei häufig wiederkehrenden

ScanSnap

Besonders gute Ergebnisse sind mit einem Dokumentenscanner wie ScanSnap der Herstellers FUJITSU zu erreichen. Dort ist die Verwendung der hauseigenen OCR Software Abbyy Fine Reader vorzuziehen.

Das folgende Video zeigt, wie Receipts direkt in den ScanSnap-Manager eingebunden werden kann:

Duplikate

Duplikate

Um Duplikate zu vermeiden, werden Dokumente zunächst automatisch auf folgende Kriterien überprüft:

  • Erstellungsdatum der Datei
  • Größe der Datei in Bytes
  • Name der Datei

Sollte sich in der Datenbank kein Eintrag befinden auf den alle Kriterien passen wird zur Sicherheit noch ein weiterer Schritt durchgeführt. Dabei wird eine:

  • Prüfsumme (MD5) des Dateiinhalts

erstellt und diese ebenfalls mit der Datenbank abgeglichen.

Beim Import erkannte Duplikate werden nicht erneut importiert, allerdings wird der schon vorhandene Eintrag in die "Aktuelle Importe" Liste übernommen und dort mit einem Symbol markiert. Über das Kontext-Menü kann dort die ignorierte Datei im Finder angezeigt werden.

Liegt das Duplikat bereits ausschließlich im Papierkorb vor, so wird die Datei erneut importiert.

Beim Import durch den Hintergrund-Prozess des Beobachteten Ordners werden Duplikate aus vorherigen Importen, die sich im Papierkorb befinden, hingegen auch als Duplikate gewertet und das Dokument wird nicht erneut importiert.

Eine Prüfung auf Duplikate kann nur auf Basis der Gleichheit der Daten erfolgen, nicht allerdings auf Basis der Gleichheit der Inhalte. Das heißt, wenn mehrmals dasselbe Dokument fotografiert oder gescannt wurde, dann ist der Inhalt gleich, allerdings sind es die resultierenden Dateien nicht.

Eingabe

Einnahme oder Ausgabe

xxx

Datum

xxx

Tipps:

  • Mit den Cursor Tasten für auf und ab kann in den Tagen "geblättert" werden.
  • Durch die Eingabe von + und - können zeitliche Abstände in Tagen angegeben werden, z.B. -2 für vorgestern oder +1 für morgen
  • Es ist nicht notwendig das komplette Datum einzugeben, so wird aus 1 der erste des aktuellen Monats und aus 1.2 der erste Februar diesen Jahres, wenn das aktuelle Datum schon hinter dem 1.2. liegt, sonst das des Vorjahres

Betrag und Umrechnung

xxx

Tipp: Währungen können direkt zusammen mit der Zahl eingegeben werden, z.B. $10 oder 21,34 EUR.

Liegt ein Beleg in einer Fremdwährung vor, so wird der Betrag automatisch zum tagesaktuellen Kurs des Belegdatums umgerechnet. Die Umrechnungskurse werden von der Europäischen Zentralbank bezogen.

Die Umrechnung wird unterstützt zwischen folgenden Währungen: AUD, BGN, BRL, CAD, CHF, CNY, CZK, DKK, EEK, EUR, GBP, HKD, HRK, HUF, IDR, INR, JPY, KRW, LTL, LVL, MXN, MYR, NOK, NZD, PHP, PLN, RON, RUB, SEK, SGD, THB, TRY, USD, ZAR

Natürlich kann der Wert von Hand angepasst werden. Evtl. nötige weitere Umrechnungen, wie z. B. die Berechnung des Netto-Betrages erfolgen dann zu dem Umrechnungskurs, der sich aus diesem Wert zum Brutto-Wert ergibt.

Steuern

xxx

Kontakt

Kategorie

Schlagwörter

Notiz

Zahlungen

IBAN und Online Banking

Siehe Online Banking.

Bestätigung

Organisation

Seitenleiste

Alle

Über die Seitenleiste erfolgt der schnelle Zugriff auf die Inhalte. Unter Alle sind alle Einträge sichtbar, die nicht im Papierkorb sind.

Unbestätigt

Zunächst sind alle importierten Dokumente unbestätigt, d.h. die automatisch erkannten Merkmale sollen geprüft und ergänzt werden. Mehr dazu sie unter Eingabe / Bestätigung.

Nicht bezahlt

Markiert

Einträge können auch mit einem Stern markiert werden, z.B. um noch ausstehende Ergänzungen zu erinnern oder eine besondere Wichtigkeit darzustellen. Durch CMD + L lassen sich die Markierungen per Tastatur wechseln.

Ohne Anhang

Aktuelle Importe

Papierkorb

Bevor ein Eintrag endgültig gelöscht wird, landet er im Papierkorb. Wird dieser geleert so werden die Daten auch physisch gelöscht. Ist ein Eintrag irrtümlich hier gelandet, kann er wiederhergestellt werden.

Journal

Kontakte

Kategorien

Schlagwörter

Archivierung

Kontakte, Kategorien und Schlagwörter lassen sich archivieren. Damit werden sie entweder ausgeblendet oder grau dargestellt, je nachdem welchen Zustand das Auge-Symbol am Fuß der Seitenleiste hat. Ansonsten bleiben sie und ihre Beziehungen vollständig erhalten, nur die Übersichtlichkeit in der Seitenleiste wird verbessert.

Listen

Kompakte Liste "links"

xxx

Komplette Liste "oben"

xxx

Filter

Im Suchfeld können durch Leerzeichen getrennt Teilbegriffe angegeben werden. Folgende Regeln gelten:

  • Groß- und Kleinschreibung ist nicht relevant.
  • Mehrere Teilbegriffe werden durch UND verknüpft, d. h. nur wenn alle Bedingungen erfüllt sind, kommt es zum Treffer.
  • Es wird in Wörtern gesucht, d. h. bei der Suche nach rechnung wird auch Rechungsbetrag gefunden.
  • Es werden die Inhalte der Dateien, das Titel-, Notiz-, Kontakt- und Kategorie-Feld durchsucht.
  • In Anführungszeichen " gesetzte Ausdrücke werden als ganzes gefunden, z. B. "vat number".
  • Vorangestelltes - schließt entsprechende Treffer aus, z. B. -haus.
  • Vorangestelltes $ oder category sucht Treffer in Kategorien, z. B. $internet oder category:internet.
  • Vorangestelltes @ oder contact sucht Treffer in Kontakten, z. B. @telekom oder contact:telekom.
  • Vorangestelltes # oder tag sucht Treffer in Schlagwörtern, z. B. #privat oder tag:privat.

Auswertung und Verarbeitung

Für alle folgenden Arten der Auswertung gilt, sie findet jeweils mit den selektierten Einträgen statt. Das heißt mit den Einträgen einer Mehrfach-Selektion, ansonsten mit den Einträgen die durch den aktuellen Filter sichtbar sind. Trifft beides nicht zu, dann alle nicht gelöschten Einträge.

Dashboard

xxx:

  • Anzahl sowie Summe der Beträge, Start- und Enddatum.
  • Balkendiagramm über die Zeit im Monats- oder Jahresinterval, je nachdem was für den Zeitraum sinnvoll ist.
  • Jeweils ein Tortendiagramm zu den Kategorien und den Kontakten. Es werden bis zu 10 Segmente nach Größe absteigend sortiert verwendet, wobei gegebenenfalls das letzte Segment die Summe der verbliebenen kleineren Einträge ist.

Liegen zu wenige Werte vor, werden einzelne Diagramme ausgeblendet.

Export

xxx

PDF Export Formate

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Microsoft Excel

xxx

CSV

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JSON

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Spalten

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Berichte

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Umsatzsteuervoranmeldung

Die Anbindung an die Steuererklärung.app ermöglicht die einfache Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung in Deutschland. Voraussetzung ist, dass das Programm über den AppStore gekauft und installiert wurde.

Der Knopf unterhalb des Dashboards öffnet die Steuererklärung.app und trägt die angefallene Umsatzsteuer in die entsprechenden Stellen im Formular ein:

Screenshot

Des Weiteren wird der Zeitraum erkannt und ebenfalls in dem Formular angegeben.

Weitere Felder müssen ggf. noch von Hand ausgefüllt werden, damit die Daten ans Finanzamt gesendet werden können. Bei inhaltlichen Fragen hilft der eigene Steuerberater sicher gerne weiter. Receipts kann hier keine Gewähr übernehmen.

Drucken

Es kann wie oben genannt die aktuelle Auswahl oder das einzelne Dokument gedruckt werden. Dabei ist zu unterscheiden zwischen einem normalen Drucken und einem formatierten Drucken, bei dem zusätzlich Angaben zum Inhalt ausgegeben werden. Details dazu unter Export / PDF.

Schnittstelle

Siehe API.

Online Banking

MoneyMoney (Banking)

iFinance (Banking)

SEPA

Integration mit anderen Anbietern

GrandTotal (Ausgangsrechnungen)

Tipps und Tricks

Im Handbuch finden sich einige Tricks, die das tägliche Leben einfacher machen können:

Schnittstellen

Sonstiges

  • Teilen in der Toolbar
  • Listen Anzeige
  • Scanner
  • Lizenz
  • Support
  • Fenstertitel
  • Journal
  • Undo
  • Sync
  • Mehrere Zuweisungen
  • PDF Manipulation
  • Platzhalter